淺析完善人事檔案管理問題的措施——管理論文

    高校人事檔案是高校學(xué)生個(gè)人信息的有效證明，同時(shí)，也是高校學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)以及思想狀況等各個(gè)方面的綜合記錄。高校人事檔案管理作為我國(guó)人事檔案的一個(gè)重要組成部分。需要引起國(guó)家和各大高校的高度重視。

一、高校人事檔案管理問題分析

    伴隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，高校人事檔案管理質(zhì)量直接關(guān)系到我國(guó)“人才強(qiáng)國(guó)”戰(zhàn)略的貫徹以及高校畢業(yè)生的就業(yè)情況。然而，高校人事檔案管理中也存在一些問題，集中表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1對(duì)高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)有待加強(qiáng)

    目前，我國(guó)大多數(shù)高校忽略了人事檔案管理的重要性。一些院校對(duì)學(xué)生進(jìn)校之后的檔案一直處于擱置狀態(tài)。同時(shí)，有的高校對(duì)學(xué)生檔案并沒有采取妥善的措施對(duì)其進(jìn)行管理。由于學(xué)生的檔案被分散地放置在教務(wù)處等部門，不少高校人事檔案管理部門對(duì)學(xué)生在校期間的各種獎(jiǎng)懲情況未能做到及時(shí)地記錄。因?yàn)楦咝Ｈ耸聶n案的管理是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工程，需要高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)引起足夠的重視[1]。

    實(shí)際上，很多領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)人事檔案管理的人員配置以及資金籌備方面往往沒有做到位，導(dǎo)致高校人事檔案的管理效率極其低下。此外，高校人事檔案管理人員的薪資待遇問題也會(huì)影響其工作的主動(dòng)性和積極性。

1.2高校人事檔案管理的程序有待規(guī)范

    高校人事檔案管理主要包括對(duì)檔案的搜集、整理、保管以及轉(zhuǎn)遞等?，F(xiàn)階段高校人事檔案的管理是一個(gè)長(zhǎng)期的動(dòng)態(tài)過程，因此做好檔案的搜集工作為整個(gè)人事檔案的管理提供了基本保障[2]。但是，大部分高校的人事檔案管理程序缺乏明確地規(guī)范。高校的人事檔案管理機(jī)構(gòu)也沒有指定相應(yīng)的人事檔案搜集管理制度，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作處于一個(gè)雜亂無章的狀態(tài)。

    同時(shí)，因?yàn)椴糠指咝?duì)人事檔案管理工作的疏忽，致使對(duì)人事檔案缺乏合理地規(guī)劃和建設(shè)，并且缺少相關(guān)的安全防護(hù)設(shè)備。比如，一些人事檔案需要做好及時(shí)地防水、防塵措施等。由于高校學(xué)生到畢業(yè)季需要辦理相關(guān)的檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)，因此給高校人事檔案管理帶來許多壓力。很多高校人事檔案管理部門在為畢業(yè)生辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)過程中存在著極大的缺陷，從而使得很多畢業(yè)生的檔案未能及時(shí)地轉(zhuǎn)遞?？傊?guī)范人事檔案管理的相關(guān)程序?qū)ψ龊酶咝Ｈ耸聶n案管理工作具有促進(jìn)作用。

1.3高校人事檔案管理人員素質(zhì)有待提升

    由于我國(guó)的各大高校人事檔案管理人員薪資待遇普遍較低，因而導(dǎo)致工作散漫、積極性受到極大地削弱等，影響了人事檔案管理的效率。

    新時(shí)期，人事檔案管理工作也需要與時(shí)俱進(jìn)，要求人事檔案管理人員及時(shí)地更新管理理念，不僅需要從思想上改變，而且要從行動(dòng)上有所變化。一些高校雖然配備了相關(guān)的人事檔案管理設(shè)施，但是由于管理人員的操作能力有限，也會(huì)束縛高校人事檔案管理工作的順利進(jìn)行[3]。尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，人事管理人員必須具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，才能夠提高人事檔案管理的效率。

二、高校人事檔案高效管理的措施研究

    社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，我國(guó)各大高校人事制度也在進(jìn)行不斷地改革。傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)很難適應(yīng)新形勢(shì)發(fā)展的需要。因此，為了加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案的高校管理需要從以下幾個(gè)方面入手：

2.1加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)

    人事檔案管理對(duì)高校各項(xiàng)工作正常開展具有積極意義。正確意識(shí)對(duì)事物的發(fā)展具有促進(jìn)作用。因此，加強(qiáng)對(duì)高校人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)為實(shí)際工作的開展奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

    首先，各大高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該要重視人事檔案的管理工作。各個(gè)部門相互之間要進(jìn)行積極地研究和探討，對(duì)如何提高人事檔案管理效率進(jìn)行討論。為了提高全體人員對(duì)人事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)，高校還應(yīng)該適當(dāng)?shù)嘏e辦相關(guān)的講座和會(huì)議等，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性認(rèn)識(shí)。

    其次，為了保障人事檔案管理工作有序進(jìn)行，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門應(yīng)該適度地增加經(jīng)費(fèi)支持，不僅在設(shè)備設(shè)施上提供資金支持，而且還需要在為人事檔案管理人員的培訓(xùn)提供一定資金資助。因此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)只有積極地轉(zhuǎn)變自身的觀念，才能夠?qū)⒕唧w的人事檔案管理辦法落到實(shí)處。

    最后，各大高校還應(yīng)該聯(lián)合相關(guān)部門積極地宣傳人事檔案管理工作重要性。比如，現(xiàn)代媒體的發(fā)展，充當(dāng)了良好的“傳聲筒”。各大高?？梢猿浞值亟柚F(xiàn)代媒體這個(gè)有力平臺(tái)，積極地展示人事檔案管理的內(nèi)容、特征以及意義等。

2.2進(jìn)一步規(guī)范高校人事檔案管理的相關(guān)程序

    由于人事檔案管理是一道復(fù)雜的工序，因此需要各大高校進(jìn)一步規(guī)范人事檔案管理的相關(guān)程序。

    具體說來，主要有以下幾個(gè)方面：各大高校部門應(yīng)該積極地加強(qiáng)對(duì)人事檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。尤其是在檔案管庫(kù)建設(shè)中應(yīng)該側(cè)重對(duì)檔案防水防潮等方面要求。首先，各大高校應(yīng)該完善人事檔案內(nèi)容，比如檔案的搜集與整理等。人事檔案管理部門要及時(shí)地補(bǔ)充相關(guān)材料，尤其是學(xué)生在校期間的獎(jiǎng)懲以及其他思想表現(xiàn)狀況等。 其次，高校還應(yīng)該根據(jù)人才市場(chǎng)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息，拓寬高校人事檔案搜集方式。因此，高校需要立足于自身實(shí)際情況，在遵循人事檔案管理規(guī)律基礎(chǔ)上，及時(shí)地采取不同的措施進(jìn)行人事檔案管理。最后，各大高校還應(yīng)該針對(duì)學(xué)生的實(shí)際情況建立完善的檔案登記和轉(zhuǎn)遞制度。尤其是應(yīng)屆畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞需要引起各大高校的高度重視， 因此高校應(yīng)該明確人事檔案轉(zhuǎn)遞的內(nèi)容、程序以及方式等。            

2.3適時(shí)提升高校人事檔案管理人員的素質(zhì)

    人事檔案管理人員的素質(zhì)高低也會(huì)對(duì)高校人事檔案管理效率產(chǎn)生一定影響。因此，各大高校應(yīng)該根據(jù)本校人事檔案管理工作的實(shí)際情況，適時(shí)地提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。

    為了有效地發(fā)揮人事檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性，高校應(yīng)該適時(shí)地改善高校人事檔案管理人員的薪資待遇，提高人事檔案管理人員的物質(zhì)水平。同時(shí)，高校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門還應(yīng)該適時(shí)地為人事檔案管理人員提供定期的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，尤其是對(duì)計(jì)算機(jī)相關(guān)設(shè)備的操作等。通過不斷地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷地提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能和綜合素質(zhì)，從而提高人事檔案管理工作的效率[4]。

    此外，高校人事檔案管理人員還應(yīng)該主動(dòng)地吸收新知識(shí)和接受新理念。在深入了解高校人事檔案管理工作重要性的基礎(chǔ)上，努力地深化自身的專業(yè)知識(shí)，用先進(jìn)的知識(shí)理念武裝頭腦，從而更好地應(yīng)對(duì)新時(shí)期、新階段人事檔案管理的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

三、結(jié)束語

    綜上所述，做好高校人事檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的工作。因此，各大高校需要積極地正視自身發(fā)展的不足，并且通過借鑒其他行業(yè)領(lǐng)域人事檔案管理的成功經(jīng)驗(yàn)，提高人事檔案管理工作的效率。只有這樣，才能夠保障高校人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，促進(jìn)我國(guó)人事制度改革的成功發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]肖正德;搶抓機(jī)遇 勇于開拓 與時(shí)俱進(jìn)——關(guān)于檔案工作為文化大省建設(shè)服務(wù)的思考[J];檔案與建設(shè);2011年11期

[2]王玉萍;信息化時(shí)代背景下人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策淺論——以甘肅人事檔案管理為例[J];中國(guó)城市經(jīng)濟(jì);2011年18期

[3]陳穎;試論流動(dòng)人才人事檔案管理的規(guī)范與發(fā)展[A];北京人才交流協(xié)會(huì)2000、2001、2002年獲獎(jiǎng)優(yōu)秀學(xué)術(shù)研究成果匯編——人才市場(chǎng)的發(fā)展與創(chuàng)新[C];2003年

[4]張德成.新時(shí)期人事檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].山東商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào).2009（4）