管理學原理在基層辦公室工作中的應(yīng)用

近年來，隨著管理學的蓬勃發(fā)展，衍生為多個分支，例如：金融管理、行政管理、旅游管理、檔案管理、圖書館管理等，許多管理學畢業(yè)生選擇就業(yè)崗位時不局限于圖書館、檔案館、出版發(fā)行社、行政單位、金融機構(gòu)、文化類企業(yè)。選擇的種類趨向于多樣化、全面化，選擇出現(xiàn)改變的重要原因是管理學原理能夠應(yīng)用到各行各業(yè)的工作中。建筑類企業(yè)基層項目辦公室是其他業(yè)務(wù)部門工作中的“粘結(jié)劑”，是職工日常生活的“調(diào)節(jié)劑”，提升項目整體業(yè)務(wù)工作的“催化劑”，充分利用管理學原理有利于讓辦公室日常業(yè)務(wù)工作更加完善。
0  引言
本文利用SWOT分析作為課題研究手段。SWOT分析代表分析企業(yè)優(yōu)勢(strength)、劣勢(weakness)、機會(opportunity)和威脅(threats)。分析結(jié)果如下：①S：綜合辦公室是聯(lián)系和溝通其他部門不可獲缺的部門。②W:綜合辦公室業(yè)務(wù)復雜，對管理者的要求較高。③O：對辦公室職工來說，這是一個充分展現(xiàn)自己管理，宣傳，寫作等綜合能力的平臺。④T：辦公室服務(wù)是業(yè)務(wù)中較為復雜的一項，容易因工作疏忽引起他人的不滿。通過SWOT分析獲得結(jié)論，利用管理學理念來看待現(xiàn)代工程建筑類企業(yè)中辦公室崗位發(fā)展方式的轉(zhuǎn)變，從而解決辦公室工作中存在的漏洞和不足。
1  圖書館業(yè)務(wù)管理理念在辦公室工作中的應(yīng)用
無論是公共圖書館還是大學圖書館都是公益性事業(yè)，但是管理理念與企業(yè)的經(jīng)營目的并不沖突，相反，企業(yè)應(yīng)該吸收和借鑒圖書館管理的先進理念，譬如建立健全管理制度，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)發(fā)展理念，塑造核心價值觀，提升文化軟實力，形成良好的用戶關(guān)系，提升綜合競爭力等，這些都是圖書館管理與企業(yè)管理互通之處。
圖書館日常業(yè)務(wù)管理包括制定圖書館發(fā)展規(guī)劃及采購標準，建立各項業(yè)務(wù)工作制度及崗位規(guī)范，做好采集，分編，流通，保管等環(huán)節(jié)的工作。
1.1  采集中成本控制的應(yīng)用
建筑工程類企業(yè)辦公室最薄弱的環(huán)節(jié)就是成本控制。辦公室人員與物資設(shè)備部不同，物資部關(guān)注的是整個項目生產(chǎn)的物資和設(shè)備需求，其特點是設(shè)備大型化，資金龐大化。辦公室著眼點則是辦公管理人員日常和辦公所需的成本，特點呈現(xiàn)復雜化，細小化。辦公室管理人員應(yīng)加強成本意識，深刻認識到成本控制的重要性，并對這些細微的成本加強管理便可為企業(yè)節(jié)約大量成本。就企業(yè)而言，理想的成本控制就是對“細節(jié)”進行控制。譬如圖書館在進行采集圖書時會進行價格比對，辦公室也可在購買辦公用品時走訪當?shù)厥袌?，了解當?shù)氐氖袌鰞r格和市場信息，也需要在網(wǎng)上查看參考價格，做出正確的選擇。同樣提升自己的議價能力，也可獲得更多的折扣。另外，圖書館的成本控制還通過動態(tài)的業(yè)務(wù)流程來控制。辦公室傳統(tǒng)的成本預(yù)算都比較籠統(tǒng)，其實在工作中每個方面所需要的成本是不一樣的。譬如項目食堂和辦公過程中的消耗品，每一項都有不同的需求和特點，需要通過長時間的咨詢和記錄獲得合理的購買方案。簡言之，消耗量大的需要準備充足，消耗量低的不能盲目購進。通過進行科學的成本控制和預(yù)算，有利于提高辦公室的工作效率，節(jié)約成本。
1.2  編目與保管方法的應(yīng)用
圖書編目就是按照一定的標準對文獻資源進行分類、編制目錄，建立館藏目錄體系。辦公室在處理文件收發(fā)業(yè)務(wù)時也可按照此方法進行編目保存，具體分類可以按照文件來源與項目簽發(fā)文件、時間等進行分類存儲，從而做好檔案排架過程。同時需要對各類文件進行信息化處理，利用計算機對各類文件保存，對相似性高的文件需特別區(qū)分。計算將信息存儲在硬盤上存在毀壞的風險，為使文件信息更好地被保存，網(wǎng)盤成為新的趨勢。因其具有存儲量大、檢索便捷以及存儲時間長等優(yōu)勢，所以可以把網(wǎng)盤保存文件應(yīng)用到文件保存工作中。必要時還可參考圖書館信息管理系統(tǒng)開發(fā)屬于辦公室辦公的管理系統(tǒng)，與其他項目辦公室形成資源共建共享。
2  行政管理明確核心業(yè)務(wù)理念在辦公室工作中的應(yīng)用
行政單位日常管理中高度重視自身的業(yè)務(wù)，如黨務(wù)建設(shè)和文件處理。對文件重要知識信息的組織和應(yīng)用都是行政單位的核心技術(shù)業(yè)務(wù)，加強核心業(yè)務(wù)的管理，可以規(guī)避業(yè)務(wù)中出現(xiàn)的差錯，提升業(yè)務(wù)效率。辦公室同樣需要明確自己的核心業(yè)務(wù)，提升競爭力，集中表現(xiàn)在以下幾個方面。
提升黨務(wù)行政工作的處理能力。公司各級以及外來文件收發(fā)時，需要保持準確和迅速的傳達，對文件精神加以提取、學習和領(lǐng)悟，并對其中重要內(nèi)容做出相應(yīng)的標注，對涉及到的領(lǐng)導和部門應(yīng)及時傳達。而且應(yīng)組織大家積極學習黨中央近年來的發(fā)展理論成果和公司各項重大會議決定，有利于提升公司員工的思想覺悟和意識。
做好后勤保障與接待工作。建筑企業(yè)由于自身的企業(yè)性質(zhì)，項目經(jīng)理部面臨各級政府，公司內(nèi)部等較為頻繁的檢查，其中主要包括：質(zhì)量、安全、環(huán)境保護、稅務(wù)、紀委監(jiān)察等方面，具有頻率高、范圍廣、細節(jié)多等特點。由于檢查，接待工作必然成為辦公室的核心業(yè)務(wù)，重視接待工作，提供完善的后勤保障，有助于提升項目形象。
做好項目宣傳報道。宣傳企業(yè)文化是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動力，加強項目宣傳可以使項目部每個員工緊跟項目發(fā)展的步伐，加深對項目文化的認知，時刻踐行項目理念，讓宣傳報道成為項目發(fā)展的“風向標”。精選項目新聞報道，從點到面，成立體化地展現(xiàn)出項目發(fā)展的新面貌，新風氣。做好宣傳報道還需要我們時刻熟練各種宣傳手段，特別是新媒體的使用，譬如學習航拍展示、微博、貼吧、微信公眾號的推廣、VR（虛擬現(xiàn)實）等技術(shù)的應(yīng)用。學習和借鑒同類行業(yè)的期刊、論文、報紙、電子文獻等宣傳報道，取長補短，精益求精，不斷進步。好的宣傳報道還離不開項目本身的業(yè)績，從項目施工現(xiàn)場獲取大量素材，扎根于項目，進行創(chuàng)新和潤色，一定可以展現(xiàn)項目最佳的風貌。
3  旅游管理服務(wù)理念在辦公室工作中的應(yīng)用
旅游公司或者旅行社往往在游客旅行途中提推送附加性服務(wù)，一方面滿足顧客的服務(wù)需求，另一方面有利于公司獲取更多的經(jīng)濟利益。建筑類企業(yè)和旅行社一樣，都是市場經(jīng)濟的參與者，引入旅游管理的服務(wù)理念有利于辦公室服務(wù)職能的精確轉(zhuǎn)型。在市場經(jīng)濟快速發(fā)展的大背景下，辦公室的角色和定位也發(fā)生了相應(yīng)的變化。辦公室的各項服務(wù)不僅要求滿足項目建設(shè)的基本要求，還需要提供更多個性化的服務(wù)。
3.1  服務(wù)于不同人群
在項目建設(shè)的要求下，辦公室應(yīng)該根據(jù)不同的服務(wù)對象提供不同的服務(wù)方式。辦公室的服務(wù)對象主要以企業(yè)職工和外來檢查人員為主，對這些服務(wù)對象進行一定的分類有利于滿足不同人群的要求。針對不同的人群提供不同的服務(wù)類型，有利于提升辦公室服務(wù)水平和項目部外在形象。例如，辦公室在提供服務(wù)時對項目職工主要以滿足日常工作和生活的需求為主，對外來檢查人員提供介紹和幫助為主。
3.2  拓展服務(wù)內(nèi)容
第一，加強信息推送有利于項目建設(shè)的宣傳。項目部的展廳中可以展示企業(yè)的價值理念和未來目標，對項目的特色工程進行宣傳，職工可以進一步獲得集體的歸屬感和榮譽感。
第二，繼續(xù)提供閱覽室的服務(wù)。即使項目的工作繁忙，但是根據(jù)調(diào)查研究，閱覽室因為其擁有獨立的空間，受到職工獨有的青睞，另外，在閱覽室可以開展小型講座，職工可以進行相互的交流和學習。
第三，拓展業(yè)務(wù)培訓。辦公室應(yīng)該根據(jù)職工的需求進行相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓，例如：辦公軟件的使用培訓，寫作和攝影技巧培訓，辦公系統(tǒng)操作培訓等。
3.3  加強服務(wù)態(tài)度
現(xiàn)代企業(yè)將客戶的需求、經(jīng)驗與欲望視為重要的財富，通過滿足客戶來贏得客戶，辦公室管理可以借鑒企業(yè)的用戶關(guān)系管理理念，建立“服務(wù)至上”的工作觀。首先，培養(yǎng)職工的用戶意識，即辦公室職工培訓應(yīng)著重于職工的溝通技巧，要求職工做到不刁難同事、不怠慢同事，全心全意地解決同事困難，做有益于同事的事情。對此辦公室需要積極收集外來檢查人員數(shù)據(jù)，分類研究，掌握需求特點，以不同的方式了解他們的滿意度，從他們評價中發(fā)現(xiàn)問題，并迅速地給出解決方案，及時回饋，讓其感受到被重視、被尊重。
辦公室職員提升自己的知識儲備也能為同事供更好的服務(wù)，深入掌握管理學原理，信息管理，心理學和社會學等。有利于進行一系列的管理性活動，實施計劃、組織、人員編制、領(lǐng)導、控制等活動來協(xié)調(diào)他人的活動。辦公室職員有能力參與辦公室建設(shè)的研究之中，是企業(yè)建設(shè)中的人力資源。職員通過協(xié)助項目領(lǐng)導做好黨政業(yè)務(wù)，溝通各方面信息，做好員工管理工作，在參與建設(shè)之中也可以提升知識素養(yǎng)，體現(xiàn)自己的人生價值。
4  結(jié)語
管理是一門科學，也是一門藝術(shù)。在宏觀層面上，當前建筑企業(yè)正處于全面深化改革的階段，需要技術(shù)創(chuàng)新與管理改革的“雙輪驅(qū)動”，這就涉及建筑企業(yè)管理的創(chuàng)新發(fā)展問題。在中觀層面上，建筑企業(yè)自身發(fā)展需要管理學理論的支撐。建筑企業(yè)的改革發(fā)展，亟待管理理論開拓和方法探索。在微觀層面上，基層項目是建筑企業(yè)獲取效益的主要責任者，項目管理者需要借助科學的管理方式。重視管理能體系建設(shè)，充分利用管理學原理提升基層辦公室業(yè)務(wù)工作，整合各類資源，推進基層項目動態(tài)管理。

來源：《企業(yè)科技與發(fā)展》：http://m.12-baidu.cn/w/kj/21223.html