關(guān)于醫(yī)院電子檔案的管理-醫(yī)學(xué)論文

一、醫(yī)院電子檔案
隨著醫(yī)院科研活動(dòng)逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，大大提高了工作效率。尤其是科研活動(dòng)中各種紛繁復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理、圖表繪制均由各種各樣的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理軟件和繪圖軟件完成。電子檔案的產(chǎn)生使科研人員從繁重的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，工作效率有了極大的提高。由此，醫(yī)院科研單位的科技檔案也已從傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)榧堎|(zhì)檔案與電子檔案并存的時(shí)代。醫(yī)院電子檔案反映了新時(shí)期醫(yī)院科研活動(dòng)的全貌，醫(yī)院電子檔案既要包含對(duì)醫(yī)院檔案日常管理工作的處理，如檔案的收集、整理、歸檔、檢索、借閱管理等，同時(shí)也要對(duì)醫(yī)院檔案信息文件進(jìn)行安全、可靠保存，并適應(yīng)檔案保管期限的要求。它忠實(shí)記錄了醫(yī)院科研活動(dòng)，是醫(yī)院電子檔案的重要組成部分。
醫(yī)院電子檔案管理要遵循同步管理要求，即電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步管理，實(shí)現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔、同步鑒定、同步整理、同步著錄和同步利用。由于醫(yī)院科研成果均擁有知識(shí)產(chǎn)權(quán)，再加上電子檔案信息內(nèi)容的易改、易復(fù)制等特性，醫(yī)院電子檔案工作者在提供利用時(shí)應(yīng)采取適宜的保密、防范措施。在網(wǎng)絡(luò)管理中，應(yīng)根據(jù)醫(yī)院電子檔案的密級(jí)級(jí)別，分為在線(xiàn)管理和離線(xiàn)管理。對(duì)在線(xiàn)管理的電子檔案，要采取必要的防火墻技術(shù)與殺毒監(jiān)控技術(shù)；在提供利用時(shí)，應(yīng)根據(jù)查閱者的利用情況與科研成果的密級(jí)級(jí)別而定。對(duì)于有較高密級(jí)的電子檔案，不允許拷貝，只能閱讀。只有當(dāng)審批手續(xù)完成后，并在相應(yīng)保密人員的監(jiān)督下，方可進(jìn)行拷貝，以確保醫(yī)院科研成果的安全。
二、醫(yī)院電子檔案管理工作中存在的問(wèn)題
電子檔案在我國(guó)是近幾年才出現(xiàn)和引起重視的新生事物，國(guó)家檔案館在借鑒國(guó)際上有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)達(dá)國(guó)家經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，制定了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《0電子文件光盤(pán)存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》、《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等暫行的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。電子文件具有依賴(lài)性和信息的不可識(shí)別性、信息載體的可分離性、信息的可共享性以及保存環(huán)境的特殊性，它的這一系列特性在醫(yī)院電子檔案中都一一體現(xiàn)。
隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，國(guó)家、部、省各級(jí)的醫(yī)院科研活動(dòng)均采用網(wǎng)上申報(bào)系統(tǒng)，網(wǎng)上在線(xiàn)操作，再由網(wǎng)絡(luò)申報(bào)系統(tǒng)直接打印成冊(cè)，但是在方便快捷的同時(shí)對(duì)檔案管理也提出了新問(wèn)題。首先，重要文件資料對(duì)操作軟件的依賴(lài)性將成為電子檔案收集的一大難題。其次，電子文件便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。再次，電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒(méi)有草稿與打印稿的區(qū)別，使得醫(yī)院科研人員和檔案工作人員在收集整理電子文件時(shí)也難以決斷。
由于電子檔案中的電子文件的可重復(fù)性強(qiáng)，可以編輯修改而不留痕跡，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也易于被更改，使電子文件原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難；機(jī)器故障、黑客入侵等一些不可抗拒的自然災(zāi)害侵襲，極易造成電子檔案的破壞和丟失。加強(qiáng)電子檔案的安全管理是保障電子檔案的原始性、完整性與真實(shí)性的重要手段。因此確保醫(yī)院科研成果及其知識(shí)產(chǎn)權(quán)的安全，就要建立、加密身份驗(yàn)證的保護(hù)措施，確保在傳輸、處理和提供利用過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)資料的變更，不會(huì)受到病毒等惡意程序的篡改。
醫(yī)院電子檔案工作者除了要具備文化科學(xué)知識(shí)、檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)外，熟識(shí)醫(yī)院科學(xué)研究是其基本素質(zhì)之一。醫(yī)院電子檔案工作者必須熟練掌握運(yùn)用計(jì)算機(jī)操作技術(shù)、信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，維護(hù)電子檔案的完整與安全，并防止危害電子檔案的事件發(fā)生。目前由于電子文件的證據(jù)性、管理制度、管理技術(shù)與方法、管理設(shè)備、通訊設(shè)備等方面仍存在各種問(wèn)題，要針對(duì)醫(yī)院科研的特點(diǎn)，為如實(shí)反應(yīng)醫(yī)院科研活動(dòng)及其成果，必須有針對(duì)性地實(shí)行紙質(zhì)和電子文件雙套歸檔。三、提高醫(yī)院電子檔案質(zhì)量的措施規(guī)范管理，加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案工作制度。醫(yī)療電子檔案管理水平的高低能夠影響到醫(yī)院各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。這就要求我們要規(guī)范管理，將醫(yī)院電子檔案工作納入整體的建設(shè)規(guī)劃中，確定醫(yī)院電子檔案管理的職責(zé)，完善醫(yī)院電子檔案的收集、整理、保密、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)、安全防護(hù)等各項(xiàng)制度醫(yī)院應(yīng)通過(guò)認(rèn)真調(diào)查研究，制定相應(yīng)的改革措施，設(shè)專(zhuān)職的電子檔案管理人員，并逐步建立醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)的職能機(jī)構(gòu)，從而有利于檔案的保管和電子檔案信息的綜合開(kāi)發(fā)，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。
將檔案信息化建設(shè)納入醫(yī)院整體信息化建設(shè)的規(guī)劃和方案中，加快推進(jìn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)步伐，不斷滿(mǎn)足醫(yī)院長(zhǎng)期發(fā)展的需要。要加大投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應(yīng)的軟、硬件，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。醫(yī)院應(yīng)從實(shí)際情況出發(fā)，力爭(zhēng)普及計(jì)算機(jī)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化。