關(guān)于大中專(zhuān)院校建設(shè)綜合檔案室的具體措施
建設(shè)綜合檔案室的意義
所謂的綜合檔案室,是目前社會(huì)對(duì)于企業(yè)機(jī)關(guān)檔案管理制度所要求的新趨勢(shì),一般來(lái)說(shuō),企業(yè)機(jī)關(guān)會(huì)建立專(zhuān)門(mén)的檔案室,用以保存及維護(hù)本企業(yè)機(jī)關(guān)的全部檔案資料。綜合檔案室的建立則對(duì)檔案室的工作提出了更詳細(xì)要求,具體來(lái)說(shuō),綜合檔案室的建立,要求綜合檔案室能夠完成企業(yè)對(duì)檔案管理工作的相關(guān)政策完善;安全保存、管理檔案,及時(shí)為企業(yè)機(jī)關(guān)工作需要提供檔案材料,并將材料出現(xiàn)的問(wèn)題或發(fā)生的改變進(jìn)行修改;負(fù)責(zé)檔案材料的移交和轉(zhuǎn)接工作,建立適應(yīng)信息化社會(huì)發(fā)展的檔案管理系統(tǒng)。對(duì)于學(xué)院而言,師生的檔案,特別是學(xué)生的檔案,需要在教育教學(xué)的過(guò)程中不斷進(jìn)行變更、修改,在其完成學(xué)業(yè)以后,學(xué)院還得負(fù)責(zé)其的檔案移交及后續(xù)工作,同時(shí)院校師生的檔案重要程度不言而喻,如若院校管理檔案發(fā)生失誤,將很容易產(chǎn)生較為嚴(yán)重的后果。大中專(zhuān)院校學(xué)生數(shù)量多,檔案資料繁雜,管理難度比較大,因此對(duì)于大中專(zhuān)院校而言,建立健全完善的綜合檔案室制度,是學(xué)院建設(shè)中最基礎(chǔ)的一步。
關(guān)于大中專(zhuān)院校建設(shè)綜合檔案室的具體措施
(一) 提高領(lǐng)導(dǎo)重視程度
綜合檔案室不同于學(xué)院建設(shè)的其他部門(mén),其工作內(nèi)容不能很快地展現(xiàn)出工作效果,綜合檔案室的建立目的,是為了適應(yīng)大中專(zhuān)院校其他部門(mén)和檔案被管理人對(duì)于檔案的工作需要,以提高這種任務(wù)的工作效率為主要目標(biāo)而存在[1]。不同于學(xué)院后勤部能統(tǒng)籌解決學(xué)校師生生活管理問(wèn)題、財(cái)政部能負(fù)責(zé)學(xué)院財(cái)務(wù)支出管理和統(tǒng)計(jì)問(wèn)題等,綜合檔案室因?yàn)槠涮厥獾墓ぷ髑闆r,其工作內(nèi)容不能很快很直觀地體現(xiàn)出來(lái),因此,在大中專(zhuān)院校的學(xué)院建設(shè)中,綜合檔案室的建設(shè)完善工作,常常得不到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理者的重視。
就實(shí)際情況而言,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理者因?yàn)橐P(guān)心學(xué)院建設(shè)的方方面面,不能直接體悟到對(duì)于建設(shè)綜合檔案室的重要性,所以需要學(xué)校管理工作者去積極進(jìn)行爭(zhēng)取,為學(xué)院建設(shè)綜合檔案室提供先決條件。對(duì)于綜合檔案室的建設(shè),需要有足夠的經(jīng)濟(jì)支撐、充分的時(shí)間準(zhǔn)備、完善的人力資源、豐富的設(shè)備設(shè)施,這些不能通過(guò)管理檔案工作者的個(gè)人或集體努力來(lái)實(shí)現(xiàn),因此學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的重視就格外重要,只有得到了學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持,才能為建設(shè)工作所需要的物質(zhì)基礎(chǔ)找到強(qiáng)而有力的保障。具體來(lái)說(shuō),對(duì)于大中專(zhuān)院校的檔案管理工作者而言,應(yīng)該常常與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通交流,分享如今社會(huì)發(fā)展下檔案管理的新趨勢(shì),以及個(gè)人或集體在檔案管理和利用方面存在的不便。用這樣的方式,讓學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)了解到檔案管理工作的內(nèi)容,為學(xué)校更好發(fā)展轉(zhuǎn)變對(duì)檔案管理工作的態(tài)度,重視綜合檔案室的建立,加大關(guān)注程度,是實(shí)現(xiàn)大中專(zhuān)院校建設(shè)綜合檔案室的第一步。但是值得注意的是,在與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)溝通交流的過(guò)程中,一定要注意措辭和匯報(bào)重點(diǎn),以免造成不良影響。
(二)善于運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)
信息化社會(huì)的發(fā)展,為人們的生活帶來(lái)了全新的變化,對(duì)于檔案管理工作也是如此。在曾經(jīng)的大中專(zhuān)院校檔案管理工作中,檔案管理通常采用分散式的紙質(zhì)管理方法,這樣的管理方法要求檔案管理者時(shí)常對(duì)檔案進(jìn)行清潔修護(hù),而且應(yīng)該注意對(duì)檔案的備份工作,否則很容易導(dǎo)致檔案損壞、丟失的問(wèn)題。同時(shí)這樣的管理方法也給檔案利用帶來(lái)了巨大的不便,對(duì)于需要使用的檔案資料,需要檔案管理者人工尋找、調(diào)用、修改、復(fù)原,移交檔案工作所耗費(fèi)的人力物力資源大,浪費(fèi)時(shí)間多,也容易面臨出錯(cuò)情況。
為了順應(yīng)科技發(fā)展,在實(shí)現(xiàn)大中專(zhuān)院校建設(shè)綜合檔案室的過(guò)程中,對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的處理,可以更多地依賴計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)媒體,采用信息化的處理數(shù)據(jù)方式,將檔案錄入到網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行維護(hù)管理,通過(guò)設(shè)置權(quán)限的方式,保證檔案信息不可隨意被人修改。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)移交、修改、存儲(chǔ)檔案數(shù)據(jù),是實(shí)現(xiàn)綜合檔案室建設(shè)的有效手段。通過(guò)這樣的方式,不僅能夠減少檔案管理所需要的人力物力,也能更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)背景下,檔案管理工作對(duì)大中專(zhuān)院校的需求。
(三) 正確認(rèn)識(shí)管理工作
對(duì)于檔案管理工作,通常會(huì)呈現(xiàn)出一種顯著變化的要求趨勢(shì)。對(duì)于大中專(zhuān)院校的檔案處理更是如此,簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō),在大中專(zhuān)院校需要對(duì)畢業(yè)學(xué)生檔案進(jìn)行移交時(shí),檔案管理者的工作要求將變高、工作內(nèi)容將變多、工作效率要求將變嚴(yán)苛,在這一工作進(jìn)行完成以后,檔案管理工作會(huì)陷入無(wú)事可做的尷尬境地,其它的檔案工作也同樣呈現(xiàn)著這一趨勢(shì)。因此對(duì)于檔案管理者而言,很多的檔案管理者都同時(shí)負(fù)責(zé)著其他的工作,在管理檔案的空閑時(shí)間,從事于其他的學(xué)習(xí)建設(shè)。這也導(dǎo)致了很多檔案管理者對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足,但大中專(zhuān)院校建設(shè)的綜合檔案室,要求檔案管理者擁有正確的管理意識(shí),在檔案管理間隙時(shí)常對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù),為實(shí)現(xiàn)檔案綜合管理而不斷努力。因此為了實(shí)現(xiàn)大中專(zhuān)院校建設(shè)綜合檔案室的工作,對(duì)于從事這一工作的工作者而言,一定要轉(zhuǎn)變工作態(tài)度,培養(yǎng)吃苦耐勞、無(wú)私奉獻(xiàn)、顧全大局、不怕艱難、勇于嘗試和挑戰(zhàn)的工作精神,確保檔案管理工作能夠順利實(shí)現(xiàn)革新,為建設(shè)工作提供最基本的推動(dòng)動(dòng)力。
結(jié)束語(yǔ)
大中專(zhuān)院校建設(shè)綜合檔案室,是為了滿足如今社會(huì)對(duì)學(xué)校檔案管理工作的需求。在社會(huì)信息化的不斷發(fā)展下,國(guó)家和個(gè)人對(duì)于學(xué)院檔案的利用率必將顯著增加,為了適應(yīng)時(shí)代發(fā)展,每一個(gè)檔案管理工作者都應(yīng)該轉(zhuǎn)變態(tài)度,重新規(guī)劃自己對(duì)檔案管理的工作計(jì)劃。
本文來(lái)源:《魅力中國(guó)》:http://m.12-baidu.cn/w/wy/25805.html
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