淺析高校會計電算化信息系統(tǒng)的控制研究

    改革開放以來，我國社會快速前進，經(jīng)濟不斷發(fā)展，高校也隨之得到持續(xù)發(fā)展。與此同時，高校的財務會計也發(fā)生了一定的變化，開始呈現(xiàn)出對象復雜化、內(nèi)容多樣化，且具有極高的要求[1]。通過先進的科學技術手段，加強高校財務會計的水平，不但是外部環(huán)境發(fā)展的需要，同時也是高校財務會計工作能夠達到時代發(fā)展需求的一個內(nèi)部條件。會計工作內(nèi)容實現(xiàn)電算化發(fā)展是達到系統(tǒng)、規(guī)劃、正確的高校財務會計的重要渠道，是提升財務管理能力的重要條件。  

一、會計電算化信息系統(tǒng)概述

（一）會計電算化信息系統(tǒng)

    會計信息系統(tǒng)指的就是一個經(jīng)濟信息系統(tǒng)，其主要的作用就是提供財務信息。具體有幾個部分構成，例如財務處理程序、憑證、賬簿、報表以及記賬方式等，其具體的法律依據(jù)為會計規(guī)章制度、會計法以及法規(guī)等，并且根據(jù)一定的手段與程序?qū)?jīng)濟行為中有實際作用的信息數(shù)據(jù)加以搜集、處理、儲存以及傳送等，最終構成一個有利于決策與管理的會計數(shù)據(jù)資料。伴隨著科學技術的不斷發(fā)展，人們越來越依賴信息技術，傳統(tǒng)的手工操作被計算機信息化技術所替代是一個潮流趨勢，并且構成會計電算化信息系統(tǒng)。

    所謂的會計電算化信息系統(tǒng)指的就是在電子計算機技術的前提條件下，計算機以及各種輔助設備作為處理信息數(shù)據(jù)的工具，互相聯(lián)系，且在會計法律法規(guī)的背景下，所構成的形式獨特的一個會計信息系統(tǒng)。這個系統(tǒng)的基本構成要素有：操作人員、計算機硬件與軟件、有關的信息數(shù)據(jù)以及相關的會計法律條例等，該系統(tǒng)是一個計算機與人有機融合的系統(tǒng)[2]。

（二）會計電算化信息系統(tǒng)的具體特點

     第一，自動化、集中化以及標準化。在利用計算機技術將原始的會計數(shù)據(jù)輸入時，計算機的程序是默許的，規(guī)格基本是一致的，信息數(shù)據(jù)處理具有標準化。依據(jù)計算機的程序，能夠?qū)?shù)據(jù)進行實時的處理，可以對最新的信息數(shù)據(jù)進行及時的更新，會計數(shù)據(jù)的規(guī)模越來、越復雜，就越能發(fā)揮會計電算化信息系統(tǒng)的集中化特點。在實現(xiàn)計算機網(wǎng)絡化之后，會計信息數(shù)據(jù)就能實現(xiàn)共享，數(shù)據(jù)在記錄之后，利用計算機對各種數(shù)據(jù)進行獲取與處理，無需人工加以干預。

    第二，高精度、高效性以及精準性。由于計算機本身具備較強的邏輯判斷力與較高的精準性，因此在會計信息數(shù)據(jù)處理時不僅可以加強數(shù)據(jù)處理的過程，并且還可以保證輸出信息的準確，進而提升會計信息的可靠性與真實性。

    第三，無紙化與磁性化。在會計電算化信息系統(tǒng)當中，其信息數(shù)據(jù)的存儲方式是文件存儲，不是傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲，而是利用磁性介質(zhì)對數(shù)據(jù)加以存儲。利用磁性介質(zhì)進行存儲的資料，和其它電子數(shù)據(jù)相同，具有一個特性，即增加、刪除、修改等不會留下痕跡[3]。另外，調(diào)用、反復的使用都比較便利。

    第四，會計檔案的簡單化。在會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)，檔案數(shù)據(jù)通常是利用磁性介質(zhì)加以保存的，不但能夠節(jié)省空間，在管理與查閱方面也比較方便。

    第五，會計內(nèi)部控制的程序化。會計數(shù)據(jù)管理由最初的人工手工操作發(fā)展到現(xiàn)今的會計電算化信息系統(tǒng)，財務會計管理程序步入了標準化管理，利用計算機程序?qū)嫈?shù)據(jù)加以處理，致使會計內(nèi)部控制呈現(xiàn)程序化的發(fā)展趨勢。

    在高校中，會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制分成三個部分，分別是一般控制、應用控制以及內(nèi)部審計控制等，在這三個部分中又分成若干部分，具體情況下下圖1所示。

二、高校會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制存在的問題

（一）缺乏足夠的會計電算化信息系統(tǒng)控制

    當前，各大高校所使用的會計電算化軟件不一致，其軟件系統(tǒng)還普遍存在著安全性與實用性較差、系統(tǒng)不符合標準要求，部分高校所使用的軟件系統(tǒng)甚至是非正版的會計軟件。而這種有缺陷的軟件系統(tǒng)將給高校的財務會計工作帶來一定的影響。

    1.系統(tǒng)安全運作控制較差。要想會計電算化信息系統(tǒng)正常、穩(wěn)定運作，就必須加強系統(tǒng)的日常維護與管理。然而在會計電算化的工作當中，一些高校會計部門僅僅是對之前手工系統(tǒng)會計工作人員進行整合，并沒有聘請專業(yè)的電算化系統(tǒng)管理人員，對電算化系統(tǒng)沒有進行有效的維護，同時也沒有對網(wǎng)絡安全運行進行有效的監(jiān)督與管理[4]。一旦發(fā)生問題不能及時對其進行維修，無法確保會計電算化系統(tǒng)的正常運行。

    2.系統(tǒng)功能設定不夠科學。在傳統(tǒng)的會計操作中，利用手工的方式對數(shù)據(jù)進行記錄，其中每一個環(huán)節(jié)都是緊密相連的，一旦其中發(fā)生問題只能通過賬務調(diào)整的方式加以處理。但是在會計電算化信息系統(tǒng)中，具有“反結(jié)賬”以及“反記賬”等作用，一旦發(fā)生問題能對其進行多次的修改，并不會有痕跡留下，就某種意義上而言，具有一定的優(yōu)越性，例如操作靈活多變，然而該作用的設定與《會計法》中的有關規(guī)定不相符，同時還加大了會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的難度[5]。

    3.軟件無法達到電算化審計方面的規(guī)定。伴隨著會計電算化的進步，電算化的軟件類型逐漸增加，然而開發(fā)商僅僅是關注軟件的設計與研發(fā)，并未意識到要給會計電算化審計預留一定的測試空間，不利于審計線索功能的提供，對會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制帶來一定的影響。

（二）日常業(yè)務控制力度不足

    1.業(yè)務流程控制方面。在高校的會計電算化中，其業(yè)務流程具體是對程序加以檢查，在出現(xiàn)經(jīng)濟時，利用計算機中的控制程序檢查并控制業(yè)務的完整性與合法性。然而在高校日常業(yè)務控制中，存在著諸多的問題，例如思慮不周，檢查不全面，通常是在發(fā)生問題時才展開檢查與補救的措施，進而導致高校會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的落后。

    2.財務審批制度方面。在高校會計電算化的日常業(yè)務控制當中，財務審批是其中最為重要的一個部分，高校必須采取權限、范疇、程序責任等方面的審批體制，假使經(jīng)濟業(yè)務沒有依據(jù)有關規(guī)定中的程序加以審批，不依據(jù)收支規(guī)范進行把關，就難以對高校的資金項目進行嚴格的控制與管理，以便避免浪費的出現(xiàn)[6]。當前，高校中出現(xiàn)浪費資金的現(xiàn)象，大部分是由于不健全的審批制度以及沒有貫徹執(zhí)行制度而導致的。

（三）內(nèi)部審計監(jiān)督力度不足

    1.審計技能較差。內(nèi)部審計在高校的會計內(nèi)部控制中發(fā)揮著不可取代的作用。然而，目前很多高校的會計工作人員并不了解會計電算化信息系統(tǒng)，思想落后，沒有掌握會計電算化信息系統(tǒng)的工作方式與內(nèi)部控制的手段，進而造成會計電算化信息系統(tǒng)無法發(fā)揮監(jiān)督與管理的作用。

    2.會計電算化審計落后，趨于形式化。高校會計電算化的發(fā)展，使得審計工作面臨著極大的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的審計方式已經(jīng)難以達到會計電算化內(nèi)部控制的條件，缺少配套的電算化審計系統(tǒng)，導致高校電算化審計工作落后。此外，審計部門是高校內(nèi)部的部門，對會計電算化進行監(jiān)督也就是對自身進行監(jiān)督，而這種情況往往會導致相關工作人員在遇見問題之后，采取“大事化小，小事化了”的方式，不能從根本上解決問題，使高校的會計電算化審計工作趨于形式化。 

（四）缺少相對應的內(nèi)部管理制度

    在高校中運用會計電算化信息系統(tǒng)，使得會計核算形式與內(nèi)部控制環(huán)境發(fā)生了一定的改變，傳統(tǒng)的手工操作系統(tǒng)中的內(nèi)部控制管理體制已經(jīng)難以滿足當前的發(fā)展需要。在當前的大背景下，缺少一個和會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制相匹配的內(nèi)部控制管理體系，以便對高校的會計電算化工作進行規(guī)劃化管理。  

三、改進高校會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的對策

（一）加強領導層對內(nèi)部控制的重視程度

    高校會計內(nèi)部控制水平的提升，能夠確保電算化信息的安全可靠，并且可以為領導層的決策提供有力的理論依據(jù)。在《內(nèi)部會計控制規(guī)范》中指出，單位領導人必須對自身單位的內(nèi)部會計控制的構建與實行承擔一定的責任。在高校中，領導人是其會計控制的首要責任人，必須提升自身對會計管理的思想理念，以身作則，強調(diào)會計電算化信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制，進而有效提升在高校內(nèi)部控制中會計電算化的關鍵作用[7]。

（二）制定并完善會計電算化的制度法規(guī)

    會計電算化在快速發(fā)展，且逐漸朝信息技術一體化方向發(fā)展時，有關會計電算化的犯罪行為已經(jīng)變成新型犯罪之一。當前，由于有關會計電算化方面的制度法規(guī)還不夠健全，難以對該類犯罪行為加以控制與管理。比如進行會計電算化操作過程中，針對沒有經(jīng)過準許與會計電算化信息相接觸的行為，在法律法規(guī)方面并沒有提出較為明確的說明；就一些超越操作權限的會計電算化操作行為，并未提出相關的法律規(guī)定。所以，應該加強并完善對有關會計電算化方面的法律規(guī)定，以便對會計電算化進行有效的管理與控制，一方面是應該明確指出會計電算化犯罪的實際行為以及處罰對策；另一方面應該制定對會計電算化系統(tǒng)保護的法律條例。

（三）提升會計電算化軟件系統(tǒng)的控制

    要想會計電算化在高校中充分發(fā)揮其優(yōu)勢，提升財務管理方面的服務質(zhì)量，就必須做到以下三點：（1）必須選擇正版軟件，不能使用沒有通過殺毒或者是檢驗的軟件系統(tǒng)，對于一些外來的磁盤，必須通過檢查且確保合格之后方能上機使用。（2）在登錄系統(tǒng)的過程中，設定一個口令，避免不相關的人員非法入侵系統(tǒng)。（3）針對會計電算化信息系統(tǒng)內(nèi)的各個模塊、各個子系統(tǒng)，同樣必須設定一個口令，避免非法人員的入侵，進而確保高校的財務會計工作不會受到影響。

（四）提升會計電算化信息系統(tǒng)的安全控制

    會計電算化信息系統(tǒng)的安全往往會受到各種因素的影響，進而導致系統(tǒng)發(fā)生故障，例如自然災害、程序結(jié)束操作不正常等等。為了確保計算機的安全運行，預防因為外在因素而造成的系統(tǒng)運行錯誤，必須采取有效的、相對應的措施，具體有：（1）明確內(nèi)部操作的規(guī)定與制度，并非會計人員不能進行計算機操作。（2）對計算機操作設定權限。(3)嚴格控制操作人員的身份密碼。（4）對操作和接觸的日志進行有效的管理與控制。（5）信息數(shù)據(jù)的存儲和處理必須分開。盡可能的避免外部因素對計算機帶來不安全隱患，確保計算機的正常、穩(wěn)定的運作。

（五）提升會計電算化的檔案管理

    在高校的財務會計管理工作中，傳統(tǒng)的管理手段即手工操作，通過報表、憑證以及賬簿等方式，將各種財務信息數(shù)據(jù)記錄在紙質(zhì)上，對會計的賬本、憑證的調(diào)整、修改、增加、刪除等，均能從不同的印章與簽字來對責任進行劃分。然而在會計電算化實行之后，與傳統(tǒng)的工作相比，會計電算化在有形記錄方面比較少，各種各樣的信息與數(shù)據(jù)均依靠計算機才能輸入、查找、閱讀[8]。在實現(xiàn)會計電算化之后，數(shù)據(jù)的載體呈現(xiàn)多樣化發(fā)展，信息數(shù)據(jù)來自于計算機程序與數(shù)據(jù)，且由最初存儲在不同的磁性介質(zhì)中。假使沒有進行有效恰當?shù)膬?nèi)部控制，就加大了沒有經(jīng)過準許對信息數(shù)據(jù)進行修改的可能性，并且在對信息數(shù)據(jù)進行修改之后不會有痕跡存在，極易對電磁介質(zhì)帶來一定的損害，極易發(fā)生數(shù)據(jù)信息的損毀與丟失。為了預防會計電算化信息的操作風險，應該提升會計檔案的控制與管理，高校的財務會計工作人員不但要對紙介質(zhì)的會計資料進行保存，同時也必須對磁性介質(zhì)下儲存的會計數(shù)據(jù)資料進行保存，此外，還必須對系統(tǒng)開發(fā)運作中的各個會計資料與文檔加以保存。

四、結(jié)束語

    在整個會計發(fā)展歷史當中，會計電算化是一個極為重大的改革，它對會計工作帶來了極為深遠的影響。在高校的財務會計管理當中，會計電算化打下了堅實的基礎，利用會計電算化信息系統(tǒng)處理會計數(shù)據(jù)，使工作效率得到明顯的提升，使得會計工作人員由繁雜的工作中脫離出來，加入到高校財務的決策與管理當中，極大的提升了會計數(shù)據(jù)資料的搜集與處理的能力，使信息數(shù)據(jù)更加的真實、準確以及可靠，進而有效加強會計分析的決策水平。而加強高校會計電算化的內(nèi)部控制，可以促使會計工作的標準化與規(guī)劃化發(fā)展，進而提升會計工作的質(zhì)量，從而確保高校財務會計管理的正常、有序進行。

【參考文獻】

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