淺談如何實現(xiàn)中小學(xué)檔案管理信息化-教育論文

如何實現(xiàn)中小學(xué)校檔案管理信息化？現(xiàn)根據(jù)中小學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就實現(xiàn)檔案管理信息化提出幾點粗淺看法。
一、中小學(xué)校檔案管理工作的基本現(xiàn)狀
就目前中小學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，由于歷史和現(xiàn)實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：一是大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作認識不足，更認識不到做好檔案管理工作對學(xué)校各項工作的促進作用；二是檔案管理人員缺乏。據(jù)了解，多數(shù)學(xué)校沒有專職的檔案管理人員，現(xiàn)有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業(yè)務(wù)水平偏低；三是檔案載體結(jié)構(gòu)單一。
二、中小學(xué)校檔案管理信息化的優(yōu)勢
1、中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是廣泛應(yīng)用電子計算機處理圖文聲像等原始檔案資料，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質(zhì)貯存，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質(zhì)檔案所無可比擬的優(yōu)勢，這種檔案管理信息化系統(tǒng)真正實現(xiàn)了文檔一體化，文字紙質(zhì)檔案和電子文件并存，可以為查閱者方便地提供查詢、閱讀、交流、使用等多項服務(wù)。
2、中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建立和不斷完善，為各學(xué)校培養(yǎng)和造就了高素質(zhì)的專職工作人員。盡管中小學(xué)校檔案專職管理人員缺乏，且普遍存在著知識面窄、知識老化、知識結(jié)構(gòu)不盡合理等現(xiàn)象，但也有不少經(jīng)過專業(yè)學(xué)習(xí)和業(yè)余自學(xué)在檔案管理信息化工作中獨當(dāng)一面，各顯才能，為信息化建設(shè)做出了較大貢獻。
3、中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)，具有以地區(qū)或?qū)W校建立網(wǎng)站、網(wǎng)頁、局域網(wǎng)或電子文件數(shù)據(jù)管理中心的優(yōu)勢。如一個學(xué)?；虻貐^(qū)建立自己的檔案網(wǎng)站、網(wǎng)頁，就可以方便地為政府、教育主管部門、社會各界提供網(wǎng)上利用服務(wù)，這樣即方便了教職員工對所需檔案資料的查詢也為社會各界了解認識學(xué)校建立了“綠爭窗口”。
三、中小學(xué)校檔案管理信息化的意義
1、教育發(fā)展表明，中小學(xué)檔案管理信息化對于促進教育現(xiàn)代化、學(xué)校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補越來越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無可替代的重要作用。
2、中小學(xué)檔案管理信息化是學(xué)校其它各項工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是基礎(chǔ)。因此，中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和完善必將有力地促進中小學(xué)校各項工作的改進和提高，促進教育管理水平和辦學(xué)水平的提高。
3、中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源，它不僅能夠方便快捷地實現(xiàn)對學(xué)校所有師生員工檔案的日常管理，積累管理經(jīng)驗，而且可以逐步實現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)、改進、創(chuàng)新自身工作，不斷提高管理工作效率和學(xué)校管理水平。
四、中小學(xué)校檔案管理信息化的途徑
實現(xiàn)中小學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)主要做好以下幾方面工作：
1、提高認識，確定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)。
按照本學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的所必須具備的基本條件和基本標(biāo)準(zhǔn)，當(dāng)務(wù)之急是配置相應(yīng)的信息設(shè)備，配齊必要的專職管理人員，創(chuàng)設(shè)良好的條件，同時嚴(yán)格要求學(xué)校各職能處室要以信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)形成正在形成的檔案資料，檔案管理人員則要明確建檔標(biāo)準(zhǔn)，及時予以立卷歸檔，逐步形成領(lǐng)導(dǎo)重視，部門協(xié)作，互相促進，共同提高的中小學(xué)檔案管理信息化建設(shè)新局面。
2、規(guī)范建設(shè)，對檔案資料進行科學(xué)的管理。
不管學(xué)校規(guī)模大小，均應(yīng)選派一名思想素質(zhì)好、責(zé)任心強、熟悉學(xué)校工作、懂得辦學(xué)規(guī)律和較強業(yè)務(wù)能力的同志負責(zé)檔案管理工作，并制定相應(yīng)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)制度，有計劃地培養(yǎng)檔案管理方面的專業(yè)人才，逐步中小學(xué)校檔案管理人員專業(yè)化、固定化。學(xué)校要抓住這一有利時機，加快中小學(xué)數(shù)據(jù)庫建設(shè)。只有數(shù)據(jù)庫建設(shè)好了，才能運用先進的信息技術(shù)對檔案資料進行科學(xué)的管理。
3、強化管理，不斷提高檔案管理工作水平。
隨著教育標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的全面展開，檔案管理工作也應(yīng)更新觀念，加快發(fā)展。如何實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化。首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹立中小學(xué)校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發(fā)展中小學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化，即盡量采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。四是中小學(xué)校要在“農(nóng)遠工程”的基礎(chǔ)上，加強計算機檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站，與周邊學(xué)?；蛎＝㈤L期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系，逐步實現(xiàn)資源共享，將計算機作為檔案管理的重要工具，進一步發(fā)揮學(xué)校檔案的重要作用。
總之，中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)是一項長期復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要多方面的共同努力方可穩(wěn)步實現(xiàn)。我們相信，在建立檔案管理信息化系統(tǒng)的過程中，只要領(lǐng)導(dǎo)重視，上下合力，檔案管理信息化發(fā)展過程中一定會解決好管理人員數(shù)量不足、素質(zhì)不高等發(fā)展中的問題。加強中小學(xué)校檔案管理工作，逐步建立健全學(xué)校檔案，有利于對學(xué)校各項工作的正確評估，有利于查找和使用歷史資料，而且有利于學(xué)校進行實施科學(xué)管理。事實證明，只要努力把學(xué)校檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發(fā)揮檔案不可替代有應(yīng)有作用。