機關事業(yè)單位財務檔案信息化管理問題及策略探討

財務檔案信息化作為單位財務管理總體系的重要組成部分，是機關事業(yè)單位制度建設的關鍵環(huán)節(jié)抓手，更是機關事業(yè)單位長期、穩(wěn)定發(fā)展的有力保障。隨著信息技術發(fā)展應用不斷成熟，信息化成為了檔案管理的必然趨勢，機關事業(yè)單位的檔案工作走入了急需轉型、優(yōu)化升級的新道路?，F階段，許多機關事業(yè)單位的財務檔案信息化管理中顯現出了諸多問題，主要表現為重視程度不足、檔案管理制度不健全、工作人員職業(yè)水平不足等。這些問題也逐漸演化為單位財務工作效能提升的重要瓶頸，嚴重抑制了檔案管理工作的升級發(fā)展?；诖?，針對已有問題展開深入剖析并提出相應的解決策略與可行路徑至關重要。

一、財務檔案管理信息化的主要內容

（一）搞好數據的挖掘和整理

建設資料庫，準確進行經濟學意義檔案資料的電子化是整個檔案的現代化建設的根本，過去的檔案大多以紙張為載體，為了檔案管理的現代化，需要向電子化歸檔保存過渡。未來的財會資料是財務各種資料的信息收集為依據，是以信息儲存、管理、檢索與管理的電子化信息平臺作基礎。在財務資料電子化的基礎上，需要建設財會資料數據庫系統(tǒng)，并按照財會資料的信息類別設置若干個主要信息系統(tǒng)，包括標準編制、原始憑證、財務賬簿、工作信息等等，數據庫系統(tǒng)一旦建設，應及時高效進行信息的記錄,把本部門的財會信息保存于數據庫系統(tǒng)。

（二）搞好財務檔案信息網絡建設

檔案的最高功能就是使用，財務檔案管理現代化工作的完成將為財務檔案資料的充分利用提供廣闊空間，從而會形成較為完備的財務檔案信息網絡。一方面可以將上級的財務檔案、本級各機構的相關檔案等進行錄入或轉換錄入檔案信息庫，另一方面形成統(tǒng)一數據庫管理，可以大大減少對檔案系統(tǒng)的重復采入工作，從而提高了檔案資料的安全性；另外也可采用在線公開目錄檢索、異地檢索服務，利用電子郵箱等手段進行財會檔案資料查詢?？傊攧諜n案的網絡信息化建設，將會實現財會檔案管理從靜態(tài)管理向動態(tài)管理的跨越。

（三）搞好財務檔案管理輔助決策系統(tǒng)建設

財務檔案資料經過收集整理和在網上傳遞，最后再提交到各級組織、決策機構、財務人員保管和運用。但因為資料數量太大，單靠有關管理人員的知識水平來管理資料總是行不通的，因此需要依賴于完善的、智能化程度較高的輔助決策系統(tǒng)，以管理科學、計算機科學、行為科學和控制論為基礎以計算機系統(tǒng)科學技術、人工智能技術、信息管理數字信息技術等方法，構建決策支持系統(tǒng)是財務檔案管理的必經之路，也是較大程度程度信息化應用的關鍵。 

二、財務檔案信息化管理的意義

我國的機關事業(yè)單位在現代社會的發(fā)展中扮演著不可替代的角色，在信息化時代的浪潮下，許多機關事業(yè)單位也開始逐漸由傳統(tǒng)的管理方式向順應時代發(fā)展、促進單位整體高效運行的方向演變，一套科學化、精細化、規(guī)范化的管理模式也開始形成。財務管理工作不但被認為是單位管理工作的核心環(huán)節(jié)，還是單位業(yè)務質量高低的決定性因素。推進機關事業(yè)單位進行順應時代發(fā)展的財務檔案信息化管理，將有利于為單位整體發(fā)展提供有效保障，進而促進其健康持續(xù)發(fā)展。具體而言，財務檔案信息化管理的意義主要體現在以下幾個方面。

（一）有益于實現檔案資料快捷查詢

隨著信息技術發(fā)展應用不斷成熟，信息化成為了檔案管理的必然趨勢，機關事業(yè)單位的檔案工作走入了急需轉型、優(yōu)化升級的新道路。對單位財務檔案進行信息化管理，將檔案資料進行數字化、信息化轉化，錄入規(guī)范化的檔案管理平臺，構建完整檔案管理體系。通過檔案信息化管理，可以實現財務檔案資料快捷查詢，大幅度節(jié)省了管理者的查詢時間，提升了財務檔案管理的工作效率。

（二）有益于實現規(guī)范化管理

部分機關事業(yè)單位的財務檔案材料因手工記賬、財務軟件記賬等多種方式導致規(guī)范化嚴重不足，而借助信息化檔案管理系統(tǒng)可以實現對檔案資料的數字化存儲，不但便于信息的查閱、管理，而且能夠實現檔案信息登記的規(guī)范化、標準化。因此，通過推進財務檔案的信息化建設，可實現檔案管理的規(guī)范化保存與高效利用。

（三）有益于保障檔案信息安全

傳統(tǒng)的紙質檔案易出現資料污損、字跡消退等問題，嚴重影響了財務檔案重要信息的存儲質量。此外，隨著檔案存儲時間的延長，閱檔過程也易對檔案產生損傷。而檔案的信息化管理，則可以實現檔案信息的無損儲存。檔案資料中往往包含涉密信息，這就給檔案管理的私密性提出了較高要求，而檔案資料的信息化儲存則可以更好地保證檔案信息不被泄露，實現檔案信息的安全存儲。

三、財務檔案信息化的特點

一方面可以把傳統(tǒng)財務資料轉化為電子數據，即電子介質的財務資料。歸檔后就能夠存放在磁帶、光盤或其他存儲設備上。這樣不僅在以虛擬數據方式儲存的各類發(fā)票、證明、賬簿、報告等財務信息的攜帶、傳遞和利用上都比較簡便快捷，還可以很好地滿足高數據量的財務檔案的發(fā)展需求。例如∶電子財務資料可以修改、拷貝和重置等；而電子財務資料的保存形式豐富多樣，既能夠保存在軟盤、硬盤、光盤上，又能夠打印輸出在紙面資料上。

另一方面則是由于現代信息技術的發(fā)達，當前有不少可以使用的數據統(tǒng)計分析軟件，以自動化手段所保存的資料更易于統(tǒng)計、分類，從而能夠簡便、迅速地得到所需要的結果。同時,財務資料數字化后，還可以通過計算機操作和網絡交流，實現檔案資源共享、無紙化查詢等功能，大大提高了工作效率。

四、當下財務檔案信息化管理的問題分析

目前，在傳統(tǒng)管理方式的影響下，我國大多數機關及事業(yè)單位在財務檔案信息化管理上仍存在諸多問題，嚴重限制了單位的進一步發(fā)展，主要體現為管理意識的弱化、財務檔案信息化管理制度不健全、財務人員人才的專業(yè)素質較低，具體如下。

（一）管理意識的弱化

受傳統(tǒng)管理方式的影響，目前國內大多數機關事業(yè)單位對財務檔案信息化管理工作的重視程度明顯不足。財務相關人員甚至領導干部的管理重點多傾向于實際財務業(yè)務的推進開展，低估了財務檔案信息化管理對單位整體發(fā)展的重要性，對財務檔案信息化管理認識不到位，甚至將檔案管理與檔案保管的概念直接混淆。此外，單位大部分人員往往未經過檔案知識的專業(yè)指導，對檔案管理的具體工作缺乏深入透徹的了解，檔案管理方面的意識薄弱。與此同時，在信息化的時代背景之下，大多數機關事業(yè)單位財務人員局限于財務專業(yè)性工作，仍對信息化技術應用了解不足，無法及時將信息化管理與自身工作相融合，檔案信息化管理水平低下。

（二）財務檔案信息化管理制度不健全

科學高效的檔案信息化管理方法及完備的管理制度是檔案管理工作順利推進的重要前提。然而，大多數機關及事業(yè)單位的檔案信息化管理制度仍不夠健全，具體表現為管理標準不健全，管理流程不夠規(guī)范，管理人員不夠專業(yè)，管理設備不夠先進[1]。在此情況下，機關事業(yè)單位的檔案信息化管理工作多流于形式，違背了單位開展檔案信息化管理的目的性及初衷。在此情況下，作為檔案管理分支的財務檔案管理，其信息化進程更是難上加難。

另一方面，財務管理中往往會難以避免地存在一定風險，這種風險是貫穿整個管理過程，并且具有突發(fā)性與高危害性。因此，構建并推進完備的風險管控措施勢在必行。而建章立制又受制于單位人員的管理意識不足，大多數單位的財務檔案信息化發(fā)展再次被遏制。

（三）財務人員人才的專業(yè)素質較低

在大多數機關事業(yè)單位中，往往受制于機關單位相對傳統(tǒng)與保守的管理制度，很難在日常財務管理重引入新型的信息化管理思想。此外，區(qū)別于其他工作單位，機關事業(yè)單位的發(fā)展更加保守，管理模式相對滯后。因而，一些具備高水平財務檔案信息化管理的人才較難謀求發(fā)展機會，進而引發(fā)單位的人才流失。值得注意的是，在一些機關及事業(yè)單位中，財務檔案信息化管理僅僅是一種流于表面的工作形式，許多管理者觀念陳舊，財務風險意識缺失、理財觀念薄弱、信息化能力低下，專業(yè)素質有待提升。

（四）場所設備不足

目前，機關事業(yè)單位一般均能設立保管檔案的場所，但部分地區(qū)對設施、場地等的規(guī)范與條件并不高，尤其是缺乏信息化管理設備且場地部分還存在與機械室、儲物間等混用的現象，不但影響了檔案管理效率，而且產生了相應的安全隱患。

（五）缺乏技術監(jiān)控手段

部分行政事業(yè)單位的財務管理信息化建設中會出現缺少相應科技監(jiān)控手段的問題，對財務開支也沒有一個權威性的交流平臺，嚴重影響了財務管理支出使用的科學化。目前行政事業(yè)單位財務普遍存在著理想很豐滿，但實際卻很骨感的現狀，有的行政事業(yè)單位往往將財務信息化的效果想象得過于美好，甚至有時候會忽視了財務信息化建設的現實，也因為財務信息化系統(tǒng)的不穩(wěn)定，往往會丟失某些數據，給財務信息化建設帶來困難。

五、財務檔案信息化管理的優(yōu)化策略

相對而言，財務的檔案管理工作是一項專業(yè)要求高、包含內容復雜的工作。因此，在信息化的時代背景下，科學利用信息技術的自身優(yōu)勢，切實推動檔案管理工作的發(fā)展進步至關重要?；谏鲜鰴n案管理中存在的問題，只有通過強化財務檔案信息化管理意識、完善財務檔案信息化制度、提高管理人員素質、加強信息化建設，才能全面實現機關事業(yè)單位的財務檔案信息化管理工作的有效推進，進而促進單位核心競爭力的提升，從根本上推動機關事業(yè)單位的整體穩(wěn)定長效發(fā)展。

（一）強化財務檔案信息化管理意識

強化機關事業(yè)單位相關人員的財務檔案信息化管理意識是實現財務檔案管理優(yōu)化創(chuàng)新的前提，有利于從根本上推動財務檔案信息化管理措施的落實與推行。

基于此，應首先加強檔案信息化的宣傳力度。只有這樣，單位內部的檔案意識才能實現普遍提升。通過適當的宣傳，全體職工將有機會充分了解、認識檔案管理工作在機關事業(yè)單位整體發(fā)展過程中的重要性，全面引起職工對檔案工作的關注和重視，甚至提升檔案管理在單位乃至在社會的影響。針對檔案管理的宣傳形式比較多樣，可在財務部門內部著重召開相關會議剖析檔案工作問題、進行宣傳演講，強調財務檔案管理對于財務業(yè)務有序進行及單位長效發(fā)展的重要性。同時，也可通過報刊、媒體進行宣傳。其次，應加強對《檔案法》的宣傳，做到全員懂法、全員守法，單位內部一切檔案活動都應遵守《檔案法》[2]，只有做到知法、懂法，才能守法、依法辦事。最后，應做好財務檔案的全面開發(fā)與利用。檔案利用作為檔案管理工作實際價值的體現，有利于切實提升檔案管理的工作質量。要做到這一點，除了要做好檔案收集、保管等基礎工作，還應開發(fā)科學的檔案信息填報儲存及檢索工具，建立健全適用于財務檔案信息化管理的錄入、儲存、檢索體系，并設立完備的使用標準規(guī)范，以實現快捷、高效地利用檔案開展工作。在此基礎上，進一步推進檔案的信息化建設，通過實現檔案的數字化、網絡化達到檔案共享的目標，全面提高檔案利用水平，做到檔案管理的良性循環(huán)，以適應單位發(fā)展及國家經濟社會進步的需要。當然，相關財務人員檔案信息化管理意識的強化是一個循序漸進的過程。因此，上述工作是一個長期、持續(xù)的過程，機關事業(yè)單位應注重時刻加強指導力度，真正達到相關人員信息化管理意識提升的目的。

（二）完善財務檔案信息化制度

科學完備的檔案信息化制度是檔案管理中極其關鍵的一環(huán)，是開展檔案常態(tài)化管理的準則與標桿，是檔案工作模式發(fā)展進步的重要基礎。要完善財務檔案信息化制度，就是要構建各部門、各員工全面參與的格局。機關事業(yè)單位應注重綜合檔案室的設立，基于各單位的實際工作情況，各部門、科室設置兼職的檔案人員，負責本部門、科室的檔案收集整理。最終，構建以綜合檔案室為中心，各部門、科室檔案組為分支的全覆蓋型檔案管理框架，切實保障檔案收集的完整性。

建立科學適用的檔案管理制度、明確檔案管理職責也是十分必要的，包括制定完善歸檔立卷制度、保密制度、保管制度、鑒定與銷毀制度、利用制度、統(tǒng)計與分析制度、人員工作規(guī)范等。同時，還應基于單位檔案工作的實際發(fā)展需求，建立科學規(guī)范的、適用性強的檔案數字化管理制度，為檔案的信息化建設打下基礎。各個崗位應明確崗位職責，促進工作的規(guī)范化、條理化進行。值得注意的是，應做到細化檔案管理的各個制度標準，這樣，不但有利于管理人員在制度實行過程中及時發(fā)現問題，從而進行調整優(yōu)化，避免新的問題及衍生問題的產生，而且有利于推動單位財務檔案工作的健康、長久發(fā)展[3]。

此外，如前文所述，財務檔案信息化管理過程中存在風險問題，因此，可通過構建并推進完備的風險管控措施予以規(guī)避與弱化。主要可從三方面入手：一是要明確風控權責、注重對財務風險的全面分析、及時進行風險管控，有效抑制財務風險；二是要形成成熟科學的檔案管理系統(tǒng)使用規(guī)范；三是要強化對檔案管理人員的制度約束及專業(yè)培訓。

（三）提高管理人員素質

不可否認的是，人才是機關及事業(yè)單位建設發(fā)展過程中必不可少的組成部分。因此，要做好檔案管理工作的前提就是做好檔案管理人才的招聘及培訓工作，提高相關員工的業(yè)務水平及專業(yè)素養(yǎng)，開發(fā)其信息化、創(chuàng)新性思維，從根本上促進檔案信息化管理水平的大幅度提升與飛躍。具體而言，首先，機關事業(yè)單位應加強財務檔案管理隊伍的建設，選擇有政治素養(yǎng)、專業(yè)能力的復合型人才。第二，要加強現有人員業(yè)務素質的鍛煉提升，可通過組織相關人員進行檔案管理類培訓或交流。一方面，對現有人員通過選拔、考核、晉升等多種方式暢通渠道，鼓勵素質提升；另一方面，檔案管理職工也應基于自身工作情況，加強自我學習，提升學習主動性，以達到提高自身業(yè)務水平的目的。第三，檔案管理人員應注重自身思想道德素質的培養(yǎng)，保證工作中嚴守職業(yè)道德，規(guī)范化、標準化開展工作。檔案資料中往往包含涉密信息，這就給檔案管理人員的思想道德水平提出了較高要求，只有具備高尚的職業(yè)道德，才能在工作中真正保障檔案的私密性。第四，檔案管理的相關人員應樹立主動服務的意識，在做好基礎工作的基礎上，開發(fā)創(chuàng)新性思維，及時從傳統(tǒng)的管理模式中走出來，促進服務水平的提升。

（四）加強信息化建設

在信息化時代的浪潮下，許多機關事業(yè)單位也開始逐漸由傳統(tǒng)的管理方式向順應時代發(fā)展、促進單位整體高效運行的方向演變，一套科學化、精細化、規(guī)范化的管理模式也開始形成[4]。如何將信息技術科學合理地應用于財務檔案管理工作中，逐步實現檔案管理現代化，成為了相關工作者關注的問題?；诋斚聶C關事業(yè)單位的檔案管理現狀，首先應做到立足時代形勢、轉變發(fā)展觀念，突破傳統(tǒng)的思維模式，樹立相關人員的檔案信息化、數字化管理意識，推動單位財務檔案工作的健康、長久發(fā)展。其次，實現檔案管理的信息化并不是一蹴而就的。因此，各個單位檔案部門應依據自身情況，長期、持續(xù)地開展檔案信息化建設工作。第三，機關及事業(yè)單位要將檔案信息化建設列入單位整體的綜合管理規(guī)劃中，通過實現檔案的數字化、網絡化達到檔案共享的目標，全面提高檔案利用水平，做到檔案管理的良性循環(huán)，以更好地適應單位發(fā)展及國家經濟社會進步的需要。

（五）配套設備利用率強化

在當前的現代化大數字背景下，文檔的數字化程度可以直接反映機關事業(yè)單位財務管理文檔使用程度，但文檔數字化所面臨的最大障礙就是配套設備的使用率問題，實踐中一些機關檔案管理人員仍存在設備利用不足，檔案管理人員無法滿足日常的工作需要， 設備利用率低影響了檔案工作的開展，為此，我們可以以電腦、網絡等先進技術的實際操作共同使用為方式，以遠程一對一輔導和網絡在線培訓為平臺，實現檔案設備的同步使用；要做好設備系統(tǒng)升級保障，尤其是檢查應用軟件更新、操作系統(tǒng)維修時，必須由政府機構和上級檔案主管部門統(tǒng)一選擇技術方案，確定合作機構，保障系統(tǒng)、應用軟件和操作系統(tǒng)合理使用。

（六）信息化服務提升

數字化管理是現代機關事業(yè)單位檔案管理的重要基礎，一方面要加強推進現代檔案管理建設，對檔案管理系統(tǒng)、管理場地、服務設施等實行互聯網的信息技術化，如文檔收存計算機自動化、歸檔利用智能化等；另一方面要加強對電子文檔利用，結合單位無紙化辦公發(fā)展趨勢，利用強大數據管理技術基礎，逐步形成部門單位資料共享體系，并通過電子文檔的分類管理、設置角色職責、保密審核等程序實現電子文檔檢索、利用等數字化管理業(yè)務，同時也借助云數據強大的保存、信息管理等功能最大化地實現電子文檔的利用效能。

六、結語

基于當前的信息化時代背景，機關事業(yè)單位的財務檔案信息化管理工作中仍存在較多問題，主要體現為管理意識的弱化、財務檔案信息化管理制度不健全、財務人員人才的專業(yè)素質較低。這些問題的存在嚴重抑制了檔案工作的發(fā)展。只有通過強化財務檔案信息化管理意識、完善財務檔案信息化制度、提高管理人員素質、加強信息化建設，才能全面實現機關事業(yè)單位的財務檔案信息化管理工作的有效推進，進而促進單位核心競爭力的提升，從根本上推動機關事業(yè)單位的整體穩(wěn)定長效發(fā)展。

本文來源：《商業(yè)觀察》http://m.12-baidu.cn/w/jg/125.html