談學(xué)分制背景下的高校學(xué)籍檔案管理思路

一、背景

學(xué)分制是以選課制為基礎(chǔ)，以學(xué)分為計量單位規(guī)定和計算學(xué)生的學(xué)習(xí)量、學(xué)習(xí)進(jìn)程的教學(xué)管理制度，它以量化的分值方式來記錄學(xué)生在相應(yīng)課程領(lǐng)域的成長經(jīng)歷以及所達(dá)到的發(fā)展程度。1學(xué)分大概等同于一個學(xué)生在課堂或?qū)嶒炇覐氖?小時學(xué)術(shù)工作并且連續(xù)一個學(xué)期的量。

    學(xué)分制始于1810年德國柏林大學(xué)的選課制度，而作為教學(xué)管理制度，學(xué)分制出現(xiàn)于1872年美國哈佛大學(xué)。學(xué)分制不僅是高等教育發(fā)展到一定階段的必然，也是生產(chǎn)力發(fā)展、科學(xué)技術(shù)和社會進(jìn)步的產(chǎn)物。18世紀(jì)末，科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展，新興學(xué)科不斷出現(xiàn)，社會分工、專業(yè)分工越來越細(xì)，統(tǒng)一的課程設(shè)置與教學(xué)模式已不適應(yīng)社會發(fā)展的需要。我國高校學(xué)分制開始于1918年北京大學(xué)實(shí)行的“選科制”，此后二三十年，幾乎所有的高校都實(shí)行學(xué)分制。新中國成立之后，1952年院系調(diào)整，高等院校普遍采用學(xué)年制代替了學(xué)分制，直到1978年，學(xué)分制又再次嶄露頭角，至20世紀(jì)90年代，全國范圍內(nèi)推廣學(xué)分制已出現(xiàn)了四次“高潮”，逐步形成學(xué)分收費(fèi)制、自由選課學(xué)分制、計劃學(xué)分制、學(xué)年學(xué)分制、全面加權(quán)學(xué)分制、復(fù)合學(xué)分制、特區(qū)學(xué)分制、績點(diǎn)學(xué)分制、完全學(xué)分制、彈性學(xué)分制等。21世紀(jì)初期，我國高校學(xué)分制度向縱深發(fā)展。目前，我國高校圍繞學(xué)分制改革，在學(xué)分銀行、學(xué)分轉(zhuǎn)移、學(xué)分互認(rèn)等管理制度方面進(jìn)行了廣泛的探討和實(shí)踐，已經(jīng)把學(xué)分與專業(yè)、學(xué)習(xí)形式相聯(lián)系，形成跨區(qū)域、聯(lián)校改革形勢，出現(xiàn)了學(xué)分制改革的“第五次高潮”。

二、學(xué)生檔案管理工作的不足

高校學(xué)籍檔案來自于學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的各種考核和獎勵懲罰制度的階段性總結(jié)。隨著高校學(xué)籍檔案在就業(yè)信息方面被占用的比例的增加，學(xué)籍檔案的管理工作也面臨的新的問題和不足。

1、高校學(xué)籍檔案管理分散，檔案的調(diào)取工作和管理工作難以進(jìn)行。高校學(xué)籍檔案管理的分散來源于學(xué)校分支的不同和缺乏統(tǒng)一的管理部門進(jìn)行最終的整理和管理。每個部門都有自己微型的小數(shù)據(jù)庫，各個部門累積起來沒有形成大型的數(shù)據(jù)庫而是構(gòu)成了冗雜的數(shù)據(jù)。這樣導(dǎo)致了管理人員在調(diào)取某一項數(shù)據(jù)時，耗費(fèi)更多的精力和實(shí)踐，大大降低了學(xué)籍檔案管理的工作效率。這種部門的分散管理必然導(dǎo)致了人力、物力的浪費(fèi)和學(xué)籍檔案管理工作的復(fù)雜。

2、儲存形式單一，不利于長期保管。高校的學(xué)籍檔案一般采用紙質(zhì)材料儲存，檔案記錄過程中采用鉛筆填寫，字跡不清，長時間后必然造成信息的流失。

3、工作人員素質(zhì)有待提高，隊伍也不穩(wěn)定。很多高校采用電子信息錄入的方式管理學(xué)籍信息，這樣就完善了紙質(zhì)版的不足，但是，由于從事學(xué)籍信息管理工作的人工多是年紀(jì)較大，缺乏專業(yè)技術(shù)的人員，在操作的過程中難免會遇到故障。這就導(dǎo)致了學(xué)籍檔案管理工作效率過低和正確率下降的問題。

三、學(xué)籍檔案管理的新思路

學(xué)分制背景下的高校學(xué)籍檔案管理相較學(xué)年制下要求更加靈活、個性、準(zhǔn)確。這就要求高校摒棄過去陳舊的管理理念和手寫紙質(zhì)版的檔案管理方法，采用新的、信息化、創(chuàng)新型的檔案管理。

1、轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理理念，建立學(xué)分制學(xué)籍檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。學(xué)分制背景下的高校學(xué)籍檔案資源要實(shí)現(xiàn)信息化管理，將學(xué)生的學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)資料和管理工作數(shù)字化，通過信息系統(tǒng)和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)姆绞?，?shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案資源的合理配置與有序、有效開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案信息資源的社會共享。

2、增強(qiáng)學(xué)分制檔案管理工作人員的工作能力。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形式下出現(xiàn)的新問題。因此就要求檔案管理工作者要有充分的、廣博的專業(yè)知識，視野開闊、知識先進(jìn)，提高綜合素質(zhì)，做好新時期學(xué)分制學(xué)籍檔案管理工作。

3、注重學(xué)分制背景下學(xué)籍檔案工作的準(zhǔn)確性。在現(xiàn)代化信息時代的潮流推動下，學(xué)籍檔案管理方法也需要推陳出新，電子學(xué)籍檔案取代紙質(zhì)的信息記錄已成為一種不可扭轉(zhuǎn)的趨勢。電子學(xué)籍檔案的建立不僅可以減少管理工作的復(fù)雜，還提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性與高效性。

4、建立科學(xué)的學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)。建立健全學(xué)籍檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué)化的軌道運(yùn)行，是搞好現(xiàn)代化高校檔案工作的關(guān)鍵。要用制度去規(guī)范檔案工作，如建立健全各部門檔案管理工作責(zé)任制，實(shí)行分工負(fù)責(zé)，制定一系列的檔案管理制度。

四、結(jié)語

隨著社會的進(jìn)步和經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，隨著我國教育好發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)開發(fā)的不斷深入。學(xué)分制背景下的高校管理必須與時俱進(jìn)才能適應(yīng)社會進(jìn)步和發(fā)展的需求。

本文來源：《文學(xué)教育》：http://m.12-baidu.cn/w/wy/63.html